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      日常業務報銷指引

      發布者:系統管理員發布時間:2019-04-03瀏覽次數:45

      日常業務報銷指引

      一、報銷流程
      (一)報銷時限
      日常支出業務需在業務發生后個星期內辦理報帳。
      二)報銷流程
        
       
      三)報銷受理時間
      每周一、三、五為報銷受理時間;每月末最后2個工作日不辦理報銷業務。
      二、支付證明單
      (一)填寫要求
      按不同的業務類別分別填制《支付證明單》,同一類別的業務根據發票內容的不同在《支付證明單》里分行填列。
      1. 日期:填寫支付證明單當天日期;
      2. 事由或品名:簡明扼要填寫報銷內容及發票類別;
      3. 金額:小寫,精確到分;
      4. 合計金額:大小寫金額必須一致;
      1-壹  2-貳  3-叁  4-肆  5-伍  6-陸  7-柒  8-捌  9-玖  0-
      5. 受款人及地址:經手人報銷(領款)時簽名。
      模板:
                
      (二)業務類別
      費用報銷按發票內容的不同,大致可以分為以下幾種業務類別
      1交通費用:加油費、路橋費、保管費、維修費、汽車保險費
      2、業務招待費:餐費、食品、精品禮品等;
      3、辦公用品:文具、辦公用具小家電、單價800元以下的辦
      家具等;
      4、勞保用品:服、口罩、手套等保護勞動者的用品;
      5、體育用品:各類運動服、球衣、球等體育消耗品和單價800元以下的體育器材。
      6、出差費用:車票、住宿發票、跟當次出差相關的餐費發票等;
      7、學生活動費用:學生活動租服裝、燈光費用、音響設備租賃費化妝品、外出(如比賽、交流學習、寫生等)活動食宿交通費等。
      8、其他未列明的按其實際業務內容填寫。
      三、借支
      (一)借支金額
      經辦人辦理公務可預借支備用金,需填寫《借支單》并按流程辦理好簽批手續。沒有還清以前借款的不予借支,借支額不能超過借款人當月工資且限額5000元。采購人員借支金額可按采購人員借支額度辦理。特殊情況借支金額超過借支限額的,需寫情況說明列明借款用途和預計歸還時間,報院領導簽批。
      (二)借支時間
      經辦人必須在前116:00簽批好的《借支單到財務處預約,財務人員審核無誤人約定領款時間,并準備現金。
      (三)歸還時間
      經辦人借支后應在7個工作日內歸還;如工作完成時間超過7個工作日的,應在辦理借支審批手續時在《借支單》上寫明計劃還款日期,并在計劃還款日前還款或報銷。經辦人借支逾期未歸還的,財務人員應及時報告給其部門主管負責敦促其歸還借支;經辦人逾期一個月未歸還的,財務人員報告人事處從其工資中扣回,如果經辦人工資不足以扣回的則從其部門主管工資中扣回,如果部門主管工資不足以扣回的,則從簽批人工資中扣回。
      某些崗位存在長期備用金借支周轉使用的,長期備用金借支在每年12月末應清理歸還,如果該崗位仍需要長期備用金周轉的可于次年1月初重新審批借支。
      (四)講座酬金借支
      必須先簽批好講座酬金審批表,明確講座酬金及相關費用的金額,講座結束后應及時持酬金簽收表及相關材料到財務處核銷借支。
      四、發票
      (一)發票的取得
      經辦業務取得的發票必須是提供商品貨物、勞務、服務等單位開具,由實際發生業務形成的。如取得的發票數量為“批(或一批)”或寫明“詳見清單”的,必須有相關的發票清單,且是由稅務開票系統生成的清單,應符合國家稅務總局銷售貨物、提供應稅勞務或應稅服務清單的要求,并在清單上加蓋發票專用章。
      報銷金額不論大小,均須憑發票辦理報銷。
      (二)發票的有效性
      1. 經辦人在取得增值稅普通發票時,應向銷售方或提供服務方提供我校納稅人識別號,并檢查取得的增值稅普通發票“購買方納稅人識別號”欄是否填寫購買方的納稅人識別號,如果未填寫,應退回重辦,否則不予報銷。國家稅務總局公告2017年第16明確規定不符合規定的發票,不得作為稅收憑證。
      我校開具增值稅普通發票的信息如下:
        單位名稱:廣州華立科技職業學院
        納稅人識別號(社會信用代碼):524400007778474975
      2. 取得的發票要按實際購買物品名稱開具,比如購買了“筆”就不能填寫為“文具類”,應直接填寫鉛筆等具體品名。如購項目種類較多,在同一份發票無法詳細列明的,可以按照購品的實際內容匯總開具發票,同時附送《銷售貨物、提供應稅勞務或應稅服務清單》。
      3. 發票報銷時效:開票日期距離報銷日期三個月內的發票。
      4. 取得的發票(除個人交通票外)填寫的客戶名稱必須是學校的全稱,且只要票面有“納稅人識別號”欄的都需要正確填寫。換言之,如無“納稅人識別號”欄則無需填寫,更不能在單位全稱后面增加。報銷個人交通費的,如票面有個人認證信息的,必須是本人信息。取得的發票,需蓋章清晰、大小寫一致、書寫字跡規范清晰可見,否則不予報銷
      (三)發票的簽名
      經辦人在辦理報銷手續時,應做好發票背面簽名確認工作,簽名需與《支付證明單》的經手人和證明人一致,不能在發票背面隨意涂改。簽名需清晰可辨,不能草書。
       
       
       
                                                    
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